《动产抵押注销登记书》抵押人、抵押权人各持一份，动产抵押登记机关留存两份，其中一份留作动产抵押登记档案，一份置备于《动产抵押登记薄》（附在原《动产抵押登记书》、《动产抵押变更登记书》之后），供社会查阅。
第三十四条 登记机关应当使用统一规范的《青岛市工商行政管理局**分（市）局动产抵押登记专用章》，受委托的工商所办理个体工商户、农业生产经营者动产抵押登记，应当使用配有阿拉伯数字编号的《青岛市工商行政管理局**分（市）局动产抵押登记专用章》。
第三十五条 登记机关应当设立《动产抵押登记台帐》，记载登记时间、登记编号、抵押人、抵押权人、主债权种类及数额、债务人履行债务的期限、变更、注销登记时间、经办人和备注等登记事项，并将抵押登记事项录入计算机系统，实行微机化管理。
第三十六条 登记机关应当按照下列要求加强登记档案管理：
（一）经办人应当在办理登记后3日内立卷归档；
（二）档案编号以抵押登记编号为准，一件一档，变更登记、注销登记等有关材料一并归入；
（三）各类文书齐全、手续完备，卷面整洁，字迹工整清楚；
（四）档案封面可采用打印或用黑色钢笔、签字笔逐项填写清楚；
（五）档案卷宗装订后，要用阿拉伯数字在卷宗材料右上角编写页码，并在卷宗目录注明。
第三十七条 登记档案卷宗内容和排列顺序为：
（一）抵押登记档案材料：抵押登记卷宗封面；卷宗目录；动产抵押登记书；抵押物概况附页；双方当事人《营业执照》或身份证明复印件；双方授权委托书；其他申请材料。
（二）变更登记档案材料：变更登记卷宗封面；卷宗目录；动产抵押变更登记书；原动产抵押登记书；双方当事人《营业执照》或身份证明复印件；双方授权委托书；其他申请材料。
（三）注销登记档案材料：注销登记卷宗封面；卷宗目录；动产抵押注销登记书；原动产抵押登记书、动产抵押变更登记书；双方当事人《营业执照》或身份证明复印件；双方授权委托书。
第三十八条 抵押登记档案保管期限属短期保存，一般应在主合同债务履行期限届满，债权人债务得到清偿、当事人办理注销登记后保存5年时间。
