第五条 政府采购项目档案是指采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的原始文件材料，包括文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。
政府采购项目档案包括：采购活动记录、采购预算和计划、委托代理协议书、采购文件、投标、报价文件、评审标准、评审报告、定标、成交文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
其中采购活动记录至少应包括下列内容：
（一）采购项目类别、名称；
（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
（四）采购信息发布情况；
（五）邀请和确定供应商的条件及办法；
（六）专家评委选取和构成情况；
（七）评审标准及确定中标、成交供应商的依据；
（八）废标的原因。
第六条 采购人和采购代理机构要依法做好政府采购项目档案管理工作，加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理，确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。
第七条 采购人和采购代理机构应根据具体采购方式，按照《政府采购项目档案归档范围目录表》（附件二），建立政府采购项目档案。
政府采购项目档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程项目的设计图纸可根据具体情况确定。
第八条 采购人和采购代理机构在政府采购项目合同签订、交付验收完成后，按规定负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。
政府采购项目档案的管理应指定专人负责，依法做好政府采购项目档案管理工作。政府采购项目档案不得借出，确需查阅或复制政府采购项目档案，须经单位负责人批准，并办理登记手续。查阅或者复制政府采购项目档案资料人员，严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。涉及应当保密的政府采购项目档案的利用，必须按照有关保密的法律、法规的规定办理。
采购人和采购代理机构应设立档案室，建立健全政府采购项目档案查阅、复制的登记制度和政府采购项目档案的利用制度。
