3、有调查机构名称、调查时间。
4、有违法行为信息，如时间、地点、行为、情节、动机、后果等。
5、有证据信息，如证据名称、提取（作出）时间、提供（作出）单位、证明内容等。
6、有违反的法律、法规、规章名称和条款序号。法律、法规、规章名称用全称，如《
中华人民共和国固体废物污染环境防治法》。
7、有陈述申辩、听证过程、当事人意见理由及证据、环保部门采纳当事人意见的情况及理由。当事人放弃陈述、申辩的，也予以说明。
8、有从重、从轻、减轻或其他有裁量幅度的，说明法定理由和依据。
9、有行政处罚的依据，如注明“依据（相关法律、法规、规章名称及条款序号）的规定” 。
10、有行政处罚的种类、幅度信息。
11、有行政处罚的履行方式、期限信息。
12、告知不服行政处罚决定的救济途径和期限，如“你（单/位）如对本行政处罚决定不服，可在收到本行政处罚决定之日起六十日内向×××环境保护局或者×××人民政府申请行政复议，也可在收到本行政处罚决定之日起十五日内向×××人民法院提起行政诉讼。 ”
13、有不履行处罚决定的法律后果，如“逾期不申请行政复议，不提起行政诉讼，又不履行本处罚决定的，我局将依法申请人民法院强制执行。”
14、有环保部门印章、作出决定的日期。
15、行政处罚决定一经作出，非经法定程序不得擅自变更或者撤销。
16、加强对行政处罚决定书履行情况的监督，及时申请人民法院强制执行，确保执行到位。
17、本文书一份送达当事人（使用送达回证），一份随卷归档（附送达回证）。
（七）责令改正通知书
当事人的名称（姓名）；违法事实； 违反法律、法规、规章的名称及具体条、款、项、目；责令改正的内容及期限；行政机关印章及年、月、日；行政机关对当事人改正情况的复查记录。
四、送达执行
主要法律文书有：送达回证。
（一）送达回证（适用于发生法律效力和具有法律意义文书的送达）
送达文书的名称；受送达人的名称（姓名）；送达的时间、地点；送达方式。代收送达、留置送达的应在备注中注明；公告送达应将公告文书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中；行政机关印章；送达人签名； 收件人员签名。
（二）执行文书
行政处罚全部履行的，应有相应的凭证，附原件入卷。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等；行政处罚部分履行的，应有相应的审批文书。如延期或分期缴纳罚款审批文书等； 行政处罚逾期不履行的，应有依法加处罚款；查封、扣押、冻结；申请法院强制执行的文书。
五、结案
主要法律文书有：结案审批文书。
1、有环保部门名称、文书名称。
2、有立案基本信息，如立案日期、立案号、案由，案件来源。
3、有当事人基本信息，如名称或姓名、地址，法定代表人（负责人）姓名、职务。
4、有案件调查处理基本信息，如调查人员姓名及工作单位、案件调查处理过程；案件审查人员姓名及工作单位，处罚文书名称及文号、处理结果及依据。
5、有行政复议、行政诉讼基本信息。如是否经过行政复议、行政诉讼及结果（注明复议决定书、法院判决书、裁定书的结论）。
6、有案件执行的基本信息。如是当事人自动履行，还是人民法院强制执行。
7、罚没财物处理基本信息。如处置方式、处置结果。
8、承办人建议结案的理由、签名及日期。
9、承办机构负责人同意或不同意结案的意见、签名及日期。
10、环保部门负责人同意或不同意结案的意见、签名及日期。
11、《
环境行政处罚办法》第
六十七条规定了结案条件：行政处罚决定由当事人履行完毕的；行政处罚决定依法强制执行完毕的；不予行政处罚等无须执行的；行政处罚决定被依法撤销的；环境保护主管部门认为可以结案的其他情形。
12、环保部门同意分期（延期）履行行政处罚决定的，予以注明。
13、本文书原件随卷归档。
六、立卷归档
1 、行政处罚案件实行一案一卷制度，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。
2、 卷内文书应当使用钢笔、签字笔或毛笔书写。当事人提供的材料使用铅笔、圆珠笔或传真件的，入卷前应予复印。所有文书只存一份正本。
3、 不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证物袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
4、卷内文书按下列顺序排列：行政处罚决定书（正式文件）在最前，其余文书按照办案时间顺序排列，送达回证随附其法律文书之后。
5 、破损文书应修补或复制。文书过小的应衬纸粘贴，拍摄的照片还应在粘贴的衬纸上注明拍摄的时间、地点、证明内容、拍摄人等内容。文书过大的应折叠整齐。
