负责公文转办的办公厅处室对批转相关单位办理的紧急公文要跟踪督办，重要公文要重点催办，一般公文要定期催办。对市长、副市长、秘书长批示落实事项要建立台账、跟踪落实。
（六）加强“倒流件”管理
各单位要严格按上述公文报批程序报送公文，除市政府领导亲自交办和必须直接报送的密级公文外，其他公文不得直接报送市政府领导个人。对不按规定报批的“倒流件”，市政府办公厅公文办理处室提出要求重新受理；多次违反公文报批程序、“倒流件”问题严重的单位，由市政府办公厅予以通报批评。
三、发文办理
（一）报批环节
申请以市政府或市政府办公厅名义制发的公文，如：按市政府会议所提意见和市领导批示对拟发文件进行修改完善（不涉及实质内容、无重要事项调整和文字改动不大）的文稿、规划部门报送的规划类批复、财政部门报送的成立小额贷款公司批复等常规性批复或按程序报市政府领导已在请示报告环节批示同意的行文事项，办公厅综合办拟办意见不再报请市政府领导审批，由办公厅秘书五处提出行文初审意见报办公厅分管领导和秘书长同意后即可进入行文程序，市领导在行文卡上审签。
（二）办文程序
1.严格受理程序
对符合办公厅行文报批程序、领导明确批示行文或市政府会议议定行文的公文稿，由办公厅秘书五处行文室进行初审，需会签的告知主办单位先行会签；需征求相关部门意见的，告知主办单位先征求意见；属规范性文件、未经法制机构合法性审查的，告知主办单位送法制机构审查。程序完善、附件齐全、文稿代拟单位主要领导核稿签字、拟稿人姓名及联系电话均已注明的文稿，加盖“太原市人民政府办公厅行文审稿”章，填写文稿受理时间，即时受理。
2.严格行文程序
办公厅秘书五处及核稿领导对拟行文文稿要严格按程序审核把关。公文稿经初校后报市政府秘书长批示，根据秘书长批示报副市长（市长助理）和市长签发。
（三）文件精减
1.减少发文数量
办公厅秘书五处收到综合办提交的行文拟办意见后，要严格按照市政府公文制发有关规定、遵循发文“确有必要”和“少而精”原则进行审查（上级有文件规定和要求、我市只需要执行而不需要增加新的措施以及报纸已刊登、会议已部署、部门已下发文件的，市政府不再行文；属于部门职责范围事项，由部门自行行文；涉及几个部门事项的，由几个部门联合行文）提出行文意见报分管领导。
