第十二条 组卷前应当对行政执法文书材料进行检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。纸面过小的书写材料，应当加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，应当按案卷大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不得撕掉，材料上的金属物全部剔除干净。
第十三条 案卷封面所列的各个项目，应当用耐久性字迹逐项填写齐全，书写要工整。
封面的第一行，填写行政执法单位的全称；“自××××年 ××月至××××年××月”栏，填写立案日期和正式执罚结束日期；“归档号”栏，填写行政执法单位给本卷宗归档时保管序号。
第十四条 行政执法文书材料应当制作成案卷。案卷归档前由案件主要负责人检查质量，符合规定要求的，应当签字确认。不符合规定要求的，应当重新整理。
第十五条 归档的照片、影片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等载体的档案管理，应当按照国家有关规定执行，并与同一案件的案卷互设参见号。
第十六条 归档的证物，凡是能够附卷保存的，应当装入案卷或者证物袋。装入证物袋的，应当在证物袋上写明名称、数量、特征、来源。
易腐、易爆、易燃、有毒的证物，因不适于保存，可以拍成照片附卷，原物应当依法处理。
第十七条 案卷检查合格后，应当在案卷卷皮上端的空白处加盖归档章。案卷归档后，如果该案卷仍有需要归入案卷的材料，应在备考表中注明。
第十八条 归档的行政执法文书应当按年度，一案一号。结案后，由案件承办单位整理立卷，于次年三月份前移交本单位档案管理机构，也可以由办案人随时立卷，直接向本单位档案管理机构移交归档。部门内各机构形成的行政执法文书档案应当归入本部门档案管理机构统一保管。
第十九条 重大行政执法活动及适用一般程序的行政处罚案卷保管期为永久，适用简易程序的行政执法案卷保管期为定期，定期分为10年、30年、50年等。
第二十条 行政执法单位内部需要调阅行政执法案卷的，应当履行审批手续。外单位或个人查阅行政执法案卷的，应当按照《
中华人民共和国档案法》、《
中华人民共和国政府信息公开条例》和《
辽宁省政府信息公开规定》的规定执行。
