第二十六条 高校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十七条 高校应当加强档案资源建设，对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。实物档案原则上由高校档案机构集中管理。
既是文物和图书资料，又是档案史料的各类材料，高校档案机构应与博物馆和图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。
第二十八条 高校档案机构应当对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长和分管校领导报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十九条 高校档案机构应当加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第三十条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位按规定限制利用的。
第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。
第三十二条 利用未开放的档案，应当经高校档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门审查批准。
第三十三条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十四条 高校档案机构应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA／T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十五条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用，其收费标准应经有关部门审查批准。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十六条 寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十七条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。
第三十八条 高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、建设档案网站等），积极开展档案宣传和校史研究工作。有条件的学校，应当开设有关档案管理和校史的选修课。
第五章 条件保障
第三十九条 高校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第四十条 高校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，按照《
档案馆建设标准》（建标103-2008）和《
档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求及时进行改扩建或新建。
