（二）当准备召开国家电视电话会议时，至少提前90分钟开机（配合联通公司）；当准备召开全省或全市电视电话会议时，需前1天下午3时配合主会场进行整体测试，会议当天提前60分钟开机、试机，确保会议正常召开，提前40分钟参加主会场的点名。
（三）各地分会场应配有专人负责视频会议系统操作管理人员。会前要与供电部门协调，确保会议期间供电。
四、会前组织协调
（一）各地、各部门要明确专人为“会议联络员”，具体负责电视电话（视频）会议的通知办理、参加会议报名、会议承办等相关工作。会议联络员变更后，要及时将联络员姓名及联系方式告知市政府办公室秘书科。
（二）会议联络员要按通知要求，及时准确上报参加会议人员名单。主要负责人或相关负责人不能按要求参加会议的，会前要向主持会议的市政府领导请假。
（三）各地、各部门要严格按照会议通知要求范围组织人员参加会议。参加会议人员必须服从会务组织人员的引导，在指定位置或区域集中就座。会场摆放桌签的，参加会议人员要按签就座，否则视为缺席。
（四）各县（市、区）政府领导在本地分会场参加会议，要安排在第一排就座，并摆放名签。
（五）各地会议联络员要在会前15分钟对本地分会场主要参会人员出席情况进行确认，如存在问题，要及时向市政府办公室报告。
五、会中监督管理
（一）会议开始后，各地要及时检查、调整视频摄入画面，确保省、市政府领导了解和掌握各地分会场情况。各地会议联络员要随时保持与市主（分）会场的联系，并配合市主（分）会场做好相关会务工作。
（二）各会场会务人员要严格遵守会议纪律，遏制迟到、缺席、随意走动、交头接耳、大声喧哗、提前退会现象发生。参加会议人员因特殊情况提前离开会场的，要向会务人员说明原因，并登记备查。
（三）参加会议人员在会议期间必须关闭通讯工具，不得在会场使用通讯工具。
（四）会议期间，分会场设备或网络出现故障时，应立即向主会场汇报，在此期间，分会场参加会议人员不得擅离会场；如果故障短时间内无法排除，在得到主会场的许可后方可撤离会场。
六、会后督查通报
市政府办公室将对电视电话（视频）会议组织管理情况进行监督检查，对表现好的地区、部门和会议联络员给予通报表扬，对有下列情形的予以通报批评：
（一）会议组织承办不力，不按会议通知要求及时报名，不按要求范围组织人员参加会议的；
