四、设立案件、项目编号和案卷
立案员在收到经事务所主任签字同意收案的登记表后，应对该案件、项目设立编号并开立案卷。编号分为客户号及案件号，都是唯一的和排序的。编号的案卷将交至该案件、项目的主管律师处作为该案件、项目的专用卷宗，以便统一管理。该收案登记表应一试四份，事务所主任、主管律师、财务部门及立案员各一份。主管律师和承办律师必须在获得案件编号后才能与客户签署律师聘请合同及收费，合同编号应与收案登记表编号一一对应。立案员对事务所主任要求重审的收案登记表，应按前述程序重审。立案员对事务所主任不予批准的收案登记表，应立即通知该案件、项目引进律师（若有）及主管律师，作好善后处理。
五、结案登记表和结案报告的填写
案件、项目结束后，承办律师应填写该案件、项目的结案登记表（参见附表）并起草结案报告。
１．结案登记表中：应标明客户编号和案件编号，以及该客户的有关资料；该案件、项目的收费情况应根据聘请合同或其他约定文件，在结案登记表中写明。
２．结案报告同样应标明客户编号和案件编号，以及该客户的有关资料；结案报告中需概述该案件、项目的工作情况和最终结果；客户对该案件、项目办理情况的反馈也应在结案报告中写明并应尽可能附有客户填写的法律服务质量反馈意见表。
六、主管律师对所结案件、项目的审批
承办律师在填写完毕结案登记和结案报告后，应将其交至主管律师处。主管律师对该结案登记表和结案报告进行审批和签署。如客户对该案件、项目有投诉或意见反馈，主管律师应在结案报告中写明并批注解决方法。
七、主管律师审批后的结案登记表和结案报告应一式三份，事务所主任、档案管理员、财务部各一份。档案管理员在收到该结案登记表和结案报告后，应从主管律师、承办律师处取得该案件、项目的案卷，并对其进行整理、装订成册，然后根据该客户和该案件、项目的编号按序归入档案室。对于结案报告，档案管理应按序放入活页夹，以便定期送事务所所属司法局备查。同时档案管理员应将该客户和该案件、项目的编号告知事务所电脑网络管理员，网络管理员根据其编号，对事务所网络文件数据库中有关该编号的有关文件进行整理和备份。财务部在收到该结案登记表和结案报告后，对该案件、项目进行结帐。
