停止银行系统开办个人购汇业务，就要在系统中进行银行系统业务退出操作，使用“业务准入-＞银行系统准入-＞银行系统业务退出”功能，输入4位的银行类别码。对某一银行系统进行业务退出，则此银行系统下属所有银行机构自动退出，其所属的所有用户将不能登录或访问本系统，但系统不删除相应的机构或用户。
银行系统业务退出后，可以用“业务准入-＞银行系统准入-＞银行系统业务恢复”功能进行业务恢复操作，但其下属所有银行机构不能自动恢复业务准入，需要对其所属银行机构逐个进行业务恢复。
（三）完成银行系统准入后，才能进行银行机构准入。银行机构准入由银行分支机构所在地外汇局业务准入员负责操作。银行机构业务准入管理功能包括银行机构业务准入、银行机构业务退出、银行机构业务恢复、银行机构信息修改、银行业务权限管理员修改、银行机构准入查询和银行机构准入统计功能。
进行银行机构准入，需要先给银行机构编码，本系统使用国家外汇管理局或分支局为银行机构编制的12位代码做为每个银行机构的唯一标识码，具体编码规则如下：
地区代码（6位）＋银行类别代码（4位）＋顺序码（2）。
为了便于银行对所辖网点的业务管理，总行和各省分行的管理部门也可以使用个人购汇系统，他们不具体做业务，只行使管理职能。根据系统用户管理原则，每个用户要属于特定机构，为了统一操作同时能明显标识其管理身份，将各银行总行和各省分行的个人购汇业务管理部门也视同一个机构，由国家外汇管理局或分支局为其编制一个管理机构代码（也是12位），其中全国性的银行总行管理机构的地区代码统一采用“100000”，省分行和省域性的银行管理机构的地区代码采用该省的地区代码，顺序码统一采用“SA”。总行管理机构由国家外汇管理局进行业务准入，各省分行和省域性的银行由各省分局进行业务准入。
进行银行机构准入时，要输入以下信息：银行机构编码、名称、业务权限管理员姓名、初始密码和银行机构级别。“银行机构级别”有“1”、“2”、“3”三个选项。“1”代表总行级，“2”代表省行管理机构，“3”代表银行业务网点。
银行机构准入后，要将银行机构代码、业务权限管理员用户ID（固定为“ba”）和初始密码通知被准入的机构。
五、个人购汇交易流程（流程图略）
（一）个人购汇交易实行年度总额管理，即年度累计购汇在2万美元以内的凭身份证直接购买外汇，超2万美元的凭证明材料购买外汇。具体购汇交易流程如下：
1. 选择购汇录入功能后，操作员输入身份证号和购汇种类。
2. 系统显示购汇录入页面，并自动提示该身份证年度累计购汇金额（不含本次购汇交易）。
3. 操作员输入完购汇信息后，系统自动判断年度累计购汇金额（含本次购汇交易）是否超2万美元。若在限额内，直接显示购汇通知书，本次交易成功结束。否则提示“已超过年度限额，本次购汇是否已审核相关材料？”，操作员依据有关政策审核材料通过后，点击“确定”，则本次交易成功结束，并在备注栏显示“凭材料购汇”；若材料审核未通过，点击“取消”，则本次购汇交易取消。
4. 交易提交后，系统自动生成该笔购汇交易的业务参号。操作员应打印出购汇通知书，作为会计凭证留存备查。业务参号是系统唯一标识一笔购汇交易的标识号，由系统自动产生，由12位的银行机构号、8位的购汇日期（YYYYMMDD）和5位的当日流水号共25位构成。
（二）系统购汇种类包括：
1. 有实际出境行为：自费出境学习、境外旅游、探亲、商务考察、境外培训、朝觐、境外就医、出境定居、国际交流、外派劳务、被聘工作
2. 无实际出境行为：货物贸易及相关费用、境外邮购、缴纳国际组织会员费、境外直系亲属救助、境外咨询、补购外汇、其他服务贸易费用、其它
