（二）“个人购汇系统”中的机构包括：国家外汇管理局、各级外汇分支局、开办个人售汇业务的各银行营业网点、各银行总行个人购汇业务管理部门和省级分行个人购汇业务管理部门。每个机构在系统中有唯一的机构代码，国家外汇管理局及分支局机构代码为6位，银行机构代码为12位（由外汇局在业务准入时编制）。每个机构独立地管理本机构的用户，系统为每个机构创建一个具有“业务权限管理员”角色的用户，由该用户负责维护（包括增加、修改、查询、重置密码等工作）本机构的用户。
（三）“个人购汇系统”中的用户由本机构业务权限管理员登录系统后用“用户管理-＞增加用户”功能创建，创建用户时要输入用户ID、用户姓名和用户初始密码。在系统中除了系统管理员和业务权限管理员的用户ID（系统管理员为admin，业务权限管理员为ba）固定之外，用户可以根据各自的实际情况及偏好选择用户ID。用户ID可为任意有效数字或有效字符的组合，其最大长度不能超过8位。用户密码必须输入6位以上。
在一个机构内（如一个银行网点或一个外汇分支局），用户ID不能有重复，系统以用户所属机构代码和用户ID共同来唯一标识一个系统用户。
（四）系统用户具有管理自己密码的权限，系统的任何合法用户在需要的情况下都可自行修改其用户密码。具体操作是登录系统后，点击左边功能树上边的“修改密码”功能。
（五）一般用户忘记口令时，可由本机构业务权限管理员用“用户管理-＞修改用户”功能重置密码。国家外汇管理局及分支局的业务权限管理员忘了自己的用户密码，无法登录系统时，必须报告国家外汇管理局，由系统管理员对其用户密码进行重置。银行机构的业务权限管理员忘了自己的用户密码，无法登录系统时，必须报告为该银行机构做业务准入的外汇局，由外汇局的业务准入员登录系统，用“银行机构准入-＞银行机构业务管理员修改”功能为其重新设置密码。
（六）对于因岗位变动不需再使用本系统的用户，由本机构业务权限管理员用“用户管理-＞修改用户”功能将用户设置为“停用”状态。
三、系统使用准备
（一）国家外汇管理局及分支局准备：
1. 系统管理员为每个外汇管理机构（包括国家外汇管理局的业务部门、分支局）设置初始的业务权限管理员。
2. 业务权限管理员维护本机构的用户，增加两类用户：业务准入员和业务人员。业务准入员进行所辖银行机构网点的业务准入登记和维护工作。业务人员负责辖区内个人购汇业务日常的业务监管和统计分析。
（二）银行端准备：
1. 根据《境内居民个人购汇管理实施细则》的规定进行业务和技术准备。在技术上最主要的是要完成以下两项工作：1）根据《境内居民个人购汇管理信息系统网络接入原则》在总行和国家外汇管理局之间建立网络连接；2）各银行机构网点要按《境内居民个人购汇管理信息系统对银行设备的要求》准备相应的设备和软件，并能够访问个人购汇系统。
2.向外汇局申请业务准入，获得机构代码和业务权限管理员初始密码。
3.业务权限管理员根据业务需要为本机构设置用户，包括业务主管、业务管理员和若干业务经办。由各用户根据各自职责和权限登录系统办理业务。
四、业务准入管理
（一）根据业务准入管理流程，系统的业务准入管理功能分为银行系统准入管理和银行机构准入管理。国家外汇管理局完成银行系统准入后，由各银行分支机构所在地外汇局进行银行机构业务准入。
（二）银行系统准入管理功能包括银行系统业务准入、银行系统业务退出、银行系统业务恢复和银行系统准入查询。由国家外汇管理局业务准入员负责操作。
批准银行系统开办个人购汇业务，就要在系统中进行银行系统业务准入操作，使用“业务准入-＞银行系统准入-＞银行系统业务准入”功能，输入4位的银行类别码（如中国银行代码为：0001）。如果输入银行类别码不存在，则需要报告系统管理员，由系统管理员进行基础代码维护，增加相应的银行类别码。
