5.联系落实去外地拜会和参观游览等事宜，确定陪同人员(包括翻译人员)。
　　6.部领导出面会见或会谈，需要新闻报道和照相时，须事先联系落实。
　　7.通知部公安局，联系落实安全保卫和用警车等事宜。
　　(四)会谈方案
　　1.根据来访代表团的要求，要有针对性地做好会谈方案。包括:
　　1)对方提出的问题和可能涉及的问题；
　　2)我方对外口径及对策。
　　2.为主谈人提供我方和对方相关方面的背景资料；
　　3.接待外国部级代表团或部领导出面接见的团组，会谈方案由部国际合作司负责，会同有关司局拟定后报部领导核批，有关司局和有关企事业单位负责提供必要的素材；事务级团组，会谈方案由业务司局拟定，会签国际合作司后(涉及多个司局的，由国际合作司组织协调)报主管部领导审批；处级以下团组或人员的会谈方案，由有关司局负责审核，国际合作司审批。凡涉及秘密事项，应报部保密办审核。
　　(五)机场迎送
　　1.部级代表团来访，一般情况下由部国际合作司领导前往机场迎送；特殊情况，请一位副部长前往机场迎送。其他代表团或人员来访，由有关司局负责前往机场迎送。
　　2.部级代表团来访，应通知对方驻华使馆前往机场迎送。
　　(六)会见或会谈
　　1.确定参加会见的人员；
　　2.确定翻译人员和记录人员(如借用外单位翻译，应提前提供有关资料)；
　　3.确定会见时间和地点，预订外宾室；
　　4.通知部公安局保卫处开南门，安排有关人员到南门迎送客人；
　　5.部领导会见或会谈，提前一天通知交通报记者并提供外事活动的有关情况；
　　6.部领导会见或会谈，在外宾室内摆放好双方国旗；
　　7.准备好礼品和其他有关事项。
　　8.交通国际合作事务中心负责事先检查外宾室的设备，包括空调、暖气、音响、钟表等，准备茶水、饮料或咖啡等。
　　(七)国家领导人会见
　　1.为国家领导人准备参考资料；
　　2.与中南海警卫处或人民大会堂管理局等联系商定会见地点，并根据具体要求办理相关事宜；
　　3.确定翻译人员，如借用翻译，应提前联系好并提供有关资料，介绍有关情况；
　　4.联系新华社、中央电视台等单位，以便摄影和准备新闻报道。
　　(八)宴请活动
　　1.确定宴请人数和人员；
　　2.定餐和发请柬；
　　3.填写桌签、排座次；
　　4.必要时应备好礼品。
　　(九)接待计划确定后，接待单位商交通国际合作事务中心做接待预算并报国际合作司领导审批，接待过程中要严格按计划和预算办，要节约办外事，接待的人员要注意服装整洁，礼貌待人，遵守外事纪律。

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