(二)经批准后，对部级代表团或人员，由部国际合作司分别以部长或副部长或交通部的名义向其发出邀请函和签证通知表(邀请外国副部长及以上代表团访华，须以适当方式通知我驻该国使馆和该国驻华使领馆)；对局级或以下代表团或人员，由有关司局填写签证通知表后报部国际合作司审核签发。
(三)邀请请示件报批前，应与对方有关部门或通过双方使馆联系，尽可能商定代表团访华日期、日程、来访人员名单、会谈主要提纲、是否需要参观考察等相关事项。
(四)安排接待方案，向各有关单位发接待通知。副部级以上的，以部国际合作司办理部文；司局级的，由接待单位办理司函。
(五)凡对方要求或我主动安排代表团拜见我国家领导人的，由国际合作司另行请示件上报国务院审批。
(六)会谈方案，部级团组或部领导出面的，由部国际合作司负责，会同有关司局共同拟订；事务级团组会谈方案，涉及多个司局的，由国际合作司组织协调拟定；只涉及一个业务司局的，由业务司局负责拟定，会签国际合作司后报主管部领导审批。
(七)接待部级代表团，由国际合作司负责组织和安排部级代表团的接待工作，包括机场迎送并办理机场有关手续。事务级代表团由接待单位负责。
二、具体要求
(一)请示件
1.上报国务院的请示件或征求外交部意见的函应阐明邀请的起因、目的、时间和费用等。
2.上报国务院请国家领导人会见的请示应提出具体会见的领导人、建议的会见时间、中外方参加人员名单，并附上对方部长简历等。
(二)邀请函
1.邀请函内容应包括目的、时间、人员和费用等。
2.通过双方使馆或直接与对方联系商定代表团来华的具体日程和特殊要求事项等。
(三)接待通知
1.接待通知应明确代表团来访目的、会见、拜会、参观、游览、宴请、费用、吃住行要求和礼遇、出入境礼遇、新闻报道、机场迎送和安全保卫等有关事宜。
2.接待通知应附有日程安排和代表团名单(中外文)。
3.接待通知的主送单位应为部直属或双重领导单位。如拜会或参观其它部委、省、市或有关单位，接待通知应抄送这些单位。接待省、部级代表团的通知还应抄送公安部、省市外办。
4.联系落实拜会在京有关单位和参观游览等事宜。确定陪同人员(翻译人员一般情况下由被拜访单位提供)，如代表团在京有参观游览活动，要确定陪同人员。
