注：申请人邮寄的申请文件以寄出的邮戳日为递交日（申请日），面交的申请文件以面交日为递交日（申请日）。代办处工作人员将申请日记录在请求书规定的位置上。信封上寄出的邮戳日不清晰的，以代办处收到日为申请日，在请求书左上角记载“邮戳不清”并将信封夹入申请文件。
３．费用减缓的审批
代办处对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。审批内容如下：
（１）费用减缓请求书上的请求人应与请求书上的申请人一致，并应有当事人签章，否则不予审批。
（２）职务发明请求减缓费用必须出具上级主管部门的证明。证明中，应当说明请求减缓的单位是企业、事业还是机关、团体，是企业的应说明盈亏情况，非企业的应当说明其经济困难情况。
（３）申请人在文件清单栏中表示有费用减缓请求书，但实际并未提交此文件，应盖“不同意减缓”章，其理由是“未按规定格式提出费用减缓请求”（代码是３），并修改文件清单上的记录。
（二）面交新申请的受理
１．审查、核查面交新申请文件
（１）核实申请文件所属类别是否与专利请求书的类别（发明、实用新型、外观设计）一致。
（２）依照
专利法实施细则的有关规定，按确定的申请类别审查申请文件是否符合受理条件。
对于不符合受理条件的，应告知申请人予以更正，申请人当时不能更正的不予受理，退回文件，应申请人的要求可出具不受理通知书，但不在申请文件上作出任何标记。
（３）按专利申请请求书上的文件清单核实申请文件的份数、页数。核查两份申请文件是否完全一致。
实际数量与填写不符的，告知申请人予以更正。
（４）审核请求书各栏目的内容是否填写准确，有无漏填项目。
审查人员不能随意增加或减少请求书上的内容，修改内容仅限请求书的文件清单项和申请人地址的省名项，修改更正时要使用修改符号，以便保留原始数据。
（５）对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。
２．面交申请文件的整理
（１）面交申请文件纸件的整理
①将符合受理条件的专利申请文件分为一式两套，第一套作为电子扫描文件，第二套作为文档文件。两套文件按规定顺序排列。
按
专利法规定的申请文件应一式两份，申请人只提交一份的，受理人员应请申请人重新复印一份。
申请人提交的文件一式两份的，只在电子扫描件中存入一份；只有一份的，文件应全部存入电子扫描件。
不同申请人提交的费减请求书、代理人请求书等应属不同文件，需按上述方式存入电子扫描件。
外观设计专利申请，应将彩色图或照片存入电子扫描文件。
文档文件排列顺序应与第一套相同。
②根据专利申请类别给出申请号，作为电子扫描件的第一套文件贴条码型贴条，另一套贴号码型贴条。
（２）在申请文件上加盖公章
①在第一套文件请求书的左上角盖代办处收到日期戳和“面交”章，在文件核实栏盖“核实章”。
②在专利请求书规定位置上记录申请日。
③有费减请求的，在两份请求书相应的栏目内加盖减缓比例章或“不同意减缓”章及理由代码。
以上工作完结后将贴有条码型贴条的请求书送去采集。
（３）申请文件编页码
①为建立纸件文档及电子扫描文档，防止文件丢失，三种专利申请文件均应只对第一套文件按顺序逐页编页码。标准格式请求书按２页编页码，有附页的，按３页起编码。申请文件中有两面使用的，按两页计算（窗口递交的应退回申请人更正为单面使用）。除申请专利应提交的必要文件外，凡装订成册的证明类文件只算作一页。有相互关联的文件应放在一起，如费用减缓证明应放在费用减缓请求书的后面，实审参考资料应放在实审请求书的后面，并顺序编页。数据采集后打印的“受理通知书”，“费用减缓审批通知书”或“缴费通知书”（无费减的打印此通知），校对单放在第一套申请文件后面，也应顺序编页，校对单上所编号码数，即为该申请文件的总页数。
