面交专利费用时，应请缴费人当面核实记帐数据。发现数据错误，应立即修改计算机中的相关数据，并重新打印收据，含有错误信息的收据应由代办处收回作废。当日面交收费结束后，应输出面交数据复核单，依据缴费凭证检验复核单中的数据及收据号。发现数据错误，应立即修改计算机中的相关数据。修改后，由复核人员（不得是数据采集的同一人员）通过复核数据。必要时，应通知缴费人更换收据。
银行或邮局汇款记帐后，应每日按卷号输出数据复核单，依据缴费凭证检验复核单中的数据。发现数据错误，应立即修改计算机中的相关数据，修改后方可通过复核数据并批式打印收费收据。打印后需更改收据号时，可利用特殊凭证维护功能或相关说明修改收据号。
（四）专利收费收据的处理
收据第一联（棕色）在记帐后，应按序排列，寄送收费处。
收据第二联（黑色）在记帐后，面交或寄送给缴费人。寄送收据时，应采用挂号信函并记录发函日期，以备查询。
收据第三联（红色）在记帐后，按收据号排序寄送收费处。
收据第四联（兰色）在记帐后，与记帐凭证合订一处，按序装订成帐本，供财务检查或审计使用。
（五）缴费凭证
通过代办处面交专利费用时，缴费人应按规定认真填写缴费清单，以缴费清单为记帐凭证。
通过银行汇款时，以银行汇款单及汇款清单为记帐凭证。
通过邮局汇款时，由代办处复印的邮局汇单（复印正面，必要时应复印汇单正、反两面），以复印件为记帐凭证。
三、记帐更正
（一）记帐错误需更正的内容
记帐后发现因代办处工作失误造成的缴费日期、缴费金额、缴费名称或申请号四项信息之一有误时，应依职权予以更正。
（二）代办处更正
记帐后发现上述错误，若收费数据及收据尚未转交收费处，可由代办处自行更正。
（三）收费处更正
记帐后发现上述错误，若数据已转送收费处，但收费处未转入ＣＰＭＳ主库，代办处应及时书面通知收费处相关工作人员予以更正。通知单应写明需更正的内容，由代办处负责人签章，并附送属代办处工作失误的证明材料。
（四）初审及流程管理部更正
记帐后发现上述错误，若数据已由收费处转送ＣＰＭＳ主库，代办处应填写失误更正报告，送初审流程管理部综合处予以更正。更正报告应附有属代办处工作失误的证明材料。
（五）收据少开金额或多开金额的更正
发现收据少开金额的，应立即建一同性质的卷（银行汇款建Ａ卷，邮局汇款建Ｂ卷）输机记帐后补开收据，并附送更正报告及证明材料。
发现收据多开金额的，代办处应立即将失误更正报告、证明材料及时报告收费处，收费处及时更正并开出冲款收据，收据第二联寄交款人、第三联转流程室，第四联复印，原件收费处记帐，复印件签字盖章后寄代办处，代办处凭复印件记帐。在相应科目做冲帐处理。
四、专利收费数据传送及收据的转送
（一）专利收费数据的传送
代办处当日记帐的数据，应在第二日利用网络向收费处传送（节假日、法定休息日除外），并确认数据传送成功，若传送失败应再次传送。传送工作应遵照代办处收费系统操作手册的规定执行。因故不能传送数据的，应当日上报收费处；未上报的，按无故延误传输数据处理。
（二）专利收费数据传送的记录
数据传送后，代办处应有相应的书面记录，内容包括：数据传送日期、数据传送量、数据凭证号范围、数据传送人的签章，以备查询。
（三）专利收费收据的转送
代办处当日打印的收据（含第一联、第三联），应在第二日以挂号形式寄送收费处，不得将多日收据合为一日寄送。寄送收据第一联（棕色：存根），以连续纸形式按序排列;第三联（红色:送文档），应以单页形式按收据号顺序排列。寄送时，应附汇总单一式两份（应有相关人员签字），收据使用情况表（日报表）一份。
五、向国家知识产权局转交的专利费用
（一）结算
收费处每月依据接收代办处的数据做出月结算单， 以传真形式通知代办处。
